Guide du chef d’équipe pour une équipe virtuelle efficace

Avec le bon type de travail et un chef consciencieux, les équipes virtuelles peuvent contribuer aux activités d’une entreprise de manière efficace et économique.

Les équipes virtuelles constituent une solution de rechange prometteuse aux équipes traditionnelles réunies au même endroit, et elles profitent aux entreprises et aux employés partout dans le monde. Mais elles sont impossibles sans un leadership efficace. Le fait de reconnaître les avantages et les difficultés de la structure est la première étape vers le succès d’une équipe virtuelle.

Utilité des équipes virtuelles
Bien que les économies de coûts peuvent fortement motiver le recours aux équipes virtuelles, les avantages non financiers peuvent s’avérer encore plus grands.
Les progrès technologiques ont facilité la mondialisation, et la main-d’œuvre n’y fait pas exception. Les équipes virtuelles permettent de profiter de la diversité et de la disponibilité du personnel du monde entier. Une entreprise peut ainsi puiser ses ressources dans un bassin plus grand que tout ce qui peut exister dans un seul marché. Et si on élimine le besoin d’avoir un bureau dans une grande ville, les travailleurs provenant de régions moins avantagées peuvent plus facilement intégrer le milieu de travail.

Les employeurs qui optent pour les équipes virtuelles tirent profit d’une productivité accrue étant donné que le travail peut se poursuivre vingt-quatre heures sur vingt-quatre en raison des fuseaux horaires. L’élimination des contraintes d’espace et de temps peut aussi augmenter la satisfaction des employés, qui bénéficient d’horaires flexibles.

Assurer la réussite des équipes virtuelles

Les règles classiques peuvent être encore plus cruciales pour les équipes virtuelles que pour les équipes réunies au même endroit. Même si la technologie permet une communication constante, il est important de connaître le mode de communication qui convient à différents messages :

• Utilisez le courriel pour transmettre de l’information complexe, mais non assujettie à des contraintes de temps
• Utilisez des outils de communication en équipe comme le clavardage pour les échanges rapides en temps opportun
• Utilisez les babillards électroniques pour l’interaction entre de nombreux employés
• Utilisez la vidéo pour vous rapprocher le plus des rencontres en personne et ainsi éviter les malentendus

Les objectifs partagés qui sont clairement communiqués à tous les membres de l’équipe et qui font l’objet de rapports d’étape périodiques sont essentiels pour faciliter le travail d’équipe, qui risque de se détériorer en l’absence d’un lieu de travail commun. Les contrôles fréquents sont nécessaires, de même qu’un référentiel de connaissances auquel les membres de l’équipe peuvent accéder.

Toutefois, l’élément le plus crucial dans le succès d’une équipe virtuelle est un chef capable d’inspirer et de motiver l’équipe et de la garder concentrée sur les résultats.

Rôle du chef d’équipe
La gestion efficace d’une équipe virtuelle exige un type de leadership particulier. En l’absence d’un lieu physique où les membres peuvent voir toute leur équipe ainsi que le reste de la structure organisationnelle, l’équipe pourrait se sentir éparpillée. Le chef doit tenir périodiquement des réunions de discussion ouverte pour concilier l’équipe avec les objectifs et la vision de l’entreprise et lui montrer sa place dans tout cela. Les membres de l’équipe peuvent comprendre parfaitement leurs responsabilités individuelles, mais le chef doit faire les liens nécessaires pour révéler la vue d’ensemble. Au moins une fois par année, le chef doit rencontrer l’équipe en personne pour ce que j’appelle le « leadership sensoriel ».

Obstacles et pièges potentiels associés aux équipes virtuelles

Bien que la production d’une équipe virtuelle soit souvent identique à celle d’une équipe réunie au même endroit, il est possible qu’il y ait des difficultés supplémentaires à surmonter pour assurer une productivité et des relations de grande qualité.

Les bureaux partagés créent un environnement communautaire où la communication se fait souvent en personne et où la proximité canalise le flux d’information. Les employés en milieu de travail virtuel ne bénéficient pas de la proximité physique qui aide à établir des relations. La nécessité des communications écrites par courriel, messagerie texte et clavardage peut provoquer des malentendus, car il manque les signaux émotionnels présents durant les communications en tête à tête. Si les membres de l’équipe virtuelle proviennent d’horizons variés, les barrières linguistiques et les différences culturelles risquent d’aggraver le problème. Enfin, la dépendance à la technologie pour communiquer signifie que toute interruption dans la fiabilité de la technologie peut avoir de graves conséquences sur la productivité.

Les équipes virtuelles peuvent être perçues comme le bas de l’échelle, là où les travailleurs chevronnés ne se sentiront pas à l’aise, mais l’expérience révèle qu’il n’en est rien. En raison des difficultés qu’entraînent les équipes virtuelles, on suggère souvent que les débutants passent quelques années dans un bureau partagé où ils peuvent devenir experts dans la réalisation de leurs tâches sans subir les difficultés propres au travail en équipe virtuelle. Les employés plus expérimentés sont souvent mieux outillés pour assumer cette responsabilité supplémentaire.

Le transfert des connaissances s’ajoute parfois à la liste des difficultés des équipes virtuelles. L’information se transfère presque sans effort dans un bureau partagé, tandis que les équipes virtuelles doivent avoir un moyen d’enregistrer les données afin qu’elles puissent être consultées à tout moment futur, peu importe le personnel en poste.

Pratiques exemplaires d’embauche au sein d’équipes virtuelles
Les dirigeants qui embauchent pour former une équipe virtuelle devraient rechercher des qualités particulières en vue d’une embauche réussie. Les gens sont souvent surpris lorsque je recommande d’embaucher des travailleurs « un peu trop compétents ». Pour qu’une équipe réussisse, ses membres doivent être des personnes qui apprennent vite, qui ont l’esprit d’initiative et qui sont autonomes. Les employés faisant partie d’équipes virtuelles travaillent mieux lorsqu’ils possèdent des compétences supérieures en matière d’adaptation rapide, d’autodétermination et de communication. Le recours au clavardage vidéo pendant les entrevues permet de s’assurer que ces compétences sont acquises.
Certaines entreprises ont mis en place des processus et des programmes pour guider les nouveaux employés lors de leur intégration virtuelle. Que ce soit le cas ou non, il est important de jumeler les nouveaux arrivants aux employés chevronnés afin que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.

Après l’embauche, le chef doit fixer des objectifs clairs et complets accompagnés de plans de 90 jours, de visites virtuelles de l’entreprise et d’autres outils d’intégration. Des rapports fréquents, un calendrier de rencontres et des repères de productivité s’avèrent encore plus importants lorsqu’il n’y a pas d’interactions quotidiennes, et les examens doivent avoir lieu souvent plutôt qu’aux six mois ou une fois par année.

La tenue d’une séance hebdomadaire de clavardage vidéo à laquelle participent tous les membres de l’équipe contribue au développement des relations et favorise la transparence. Elle maintient également la concentration et l’intérêt des participants, ravive leur esprit d’équipe et fait en sorte que les expressions faciales et autres éléments du langage corporel fournissent les signaux émotionnels qui aident les membres de l’équipe à bien se comprendre. L’établissement et la communication de règles d’équipe permettent de s’assurer que les attentes sont connues de tous. Il est également important d’encourager les employés à discuter entre eux de leur vie personnelle afin de cultiver la camaraderie.

Quand faut-il recourir à des équipes virtuelles?

Les équipes virtuelles découlent de l’externalisation et de la délocalisation, qui ont commencé dans les entreprises de TI. En raison de leur nature novatrice et collaborative, les fonctions d’ingénierie sont plus complexes et nécessitent un motif stratégique qui justifie l’utilisation d’équipes virtuelles.

Les équipes virtuelles conviennent mieux à certaines tâches qu’à d’autres. En général, les tâches collaboratives et complexes doivent être accomplies au même endroit que les autres membres de l’équipe ou les clients. Moins la charge de travail est complexe et collaborative, plus les équipes virtuelles sont intéressantes. Les tâches adaptées au numérique sont souvent plus faciles à effectuer à l’étranger. Reportez-vous au graphique ci-contre qui illustre la relation entre la complexité et la collaboration; il montre les conditions dans lesquelles le succès des équipes virtuelles est le plus probable.

La mondialisation porte à croire que les équipes virtuelles seront encore plus répandues à l’avenir. Leur utilisation efficace peut profiter à une entreprise de manière générale, en lui procurant des avantages sur le plan de la productivité, de l’efficience et des économies de coûts. Des pratiques de gestion optimales permettent de réaliser tout leur potentiel.

EASi, chef de file en matière d’équipes virtuelles

Il faut une équipe de projet très cohésive et une organisation internationale étroitement intégrée pour assurer une gestion harmonieuse de l’ensemble de la matrice et ainsi apporter au client tous les avantages possibles. EASi est une pionnière des services d’ingénierie qui possède une vaste expérience en solutions sur place, à proximité, au pays et à l’étranger, de même qu’un grand bassin de ressources mondiales. En fait, 50 pour cent de la main-d’œuvre d’EASi est virtuelle. L’expertise approfondie d’EASi en gestion de modèles de dotation de personnel permet aux entreprises d’obtenir la main-d’œuvre qui convient le mieux à leurs besoins uniques afin de maximiser leur potentiel.

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